Políticas de Privacidad y Tratamiento de la Información

1. Información General de FOXTELECOLOMBIA

Política de privacidad y tratamiento de la información FOXTELECOLOMBIA S.A. («FTC«), sociedad constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, con NIT 860.063.869-3 y cuyo domicilio principal es Carrera 50 No. 17 -77, es una sociedad concientizada con la protección de la privacidad y la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tiene acceso en el desarrollo de su actividad comercial o como consecuencia del acceso de los usuarios al sitio web de FTC. En este sentido, FTC recibe, recolecta, utiliza y almacena entre otros, datos de identificación, de contacto, de preferencias de consumo, de identificación comercial, información laboral, información que puede ser considerada como datos sensibles y cualquier otra información que sea necesario para el cumplimiento de las actividades comerciales de FTC.

Esta política de Tratamiento de la información exigida por el Decreto 1377 de 2013 (la “Política”), tiene la finalidad de garantizar los derechos de los titulares de Datos Personales, dar a conocer los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos, informar quién es el encargado dentro de FTC de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas y cuáles son las finalidades y las modalidades de tratamiento de Datos Personales a los cuales se someterán los Datos Personales.

2. Ámbito de aplicación de esta Política

Esta Política se aplicará a todos los Datos Personales que FTC recolecta, conserva, ordena, almacena, modifica, relaciona, usa, circula, evalúa, transfiere, transmite suprime, y, en general, procesa en el curso de sus actividades (el “Tratamiento”), que realice FTC en el desarrollo de sus actividades comerciales, en la relación con sus empleados o clientes y que ocurra en el territorio colombiano, sus empleados y/o por aquellos terceros con los que FTC acuerde la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales, de los cuales FTC es responsable. Esta Política también será aplicable al Tratamiento que FTC realice a través de los sitios web operados por FTC o sus afiliadas.

Además, esta Política se aplicará a los terceros con quienes FTC eventualmente suscriba contratos de transferencia de Datos Personales, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta de FTC.

3. Tratamiento y Finalidades

FTC, en el desarrollo de sus actividades comerciales, realizará el Tratamiento y adelantará diversas operaciones con los Datos Personales. De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales sometidos a Tratamiento por FTC o por los terceros con quienes FTC eventualmente suscriba contratos de transferencia de Datos Personales se someterán a las finalidades autorizadas por los titulares de Datos Personales, las cuales se describen a continuación:

Cumplir con los procesos internos de FTC en materia de administración de proveedores y contratistas
Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores.
Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
Prestar sus servicios y suministrar sus productos, de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes y/o proveedores de FTC.
Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos productos, así como de la comercialización de nuevos libretos, formatos o producciones distribuidos y/o producidos por FTC.
Procesos al interior de FTC con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas.
Enviar información y ofertas comerciales sobre productos y servicios a sus clientes.
Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias de mercado, de preferencias de consumo y de niveles de audiencia para determinar los costos de producción.
La transmisión de Datos Personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
Mantener y procesar, por computadora u otros medios, cualquier tipo de información de los clientes, con el fin de brindar mejores productos y servicios que se adapten a esas necesidades.
La administración del recurso humano de FTC, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral a FTC, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en FTC y el pago de nómina.
La segmentación de clientes para establecer los nichos de mercado y así poder ofrecer sus productos y servicios y hacerlos partícipes de los diferentes programas de capacitación, de beneficios y demás valores agregados de FTC.
Realizar eventos promocionales para dar a conocer los productos de FTC y utilizarlos como canal para la distribución de productos y servicios. Identificar a los clientes para ofrecer productos y servicios que ofrece FTC y que se adaptan mejor a la necesidad del cliente.
Cumplir con las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de FTC, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante FTC o terceros.
Procesos al interior de FTC, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
Adelantar campañas de actualización de datos.
El envío de las modificaciones a las Política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento.
Contactar a los clientes o proveedores de manera directa y periódica.

4. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

De acuerdo con la Ley, todas las personas de quienes se obtienen Datos Personales (los “Titulares”) tienen y pueden ejercer en cualquier momento frente a FTC y los terceros con quienes FTC eventualmente suscriba contratos de transferencia de Datos Personales, los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a FTC o los terceros a quienes FTC entregue Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a FTC, salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
Presentar solicitudes ante FTC o ante terceros autorizados, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que estos le entreguen tal información.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de FTC, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con FTC, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar su Autorización para el Tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual y FTC no ha suprimido los Datos Personales del Titular de sus bases de datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los Datos Personales.
Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de documento de identificación. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del Titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

5. Datos Sensibles

FTC no tratará Datos Personales que puedan ser considerados sensibles, tales como aquellos relativos a la orientación sexual, militancia política o cualquier otro dato que pueda ser considerado como generador de discriminación, a menos que el Titular otorgue su consentimiento libre, expreso, informado y previo para autorizar el Tratamiento de los Datos Personales. Este consentimiento es facultativo. Las actividades comerciales y de mercadeo de FTC no se condicionarán a la obtención de los Datos Personales sensibles, caso en el cual FTC advertirá a los Titulares las consecuencias derivadas de que no cuente tales Datos Personales.

6. Área de Protección de Datos Personales y Procedimiento de Ejercicio de Derechos

Cualquier información, solicitud, pregunta, inquietud o procedimiento de ejercicio de derechos de los Titulares será analizada y tramitada por el área Jurídica. Ésta área es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con Datos Personales.

Los trámites que se adelanten ante FTC relacionados con Datos Personales se realizarán mediante correo electrónico enviado a privacidad@foxtelecolombia.com o a la dirección Carrera 50 No. 17-77, Bogotá. La solicitud deberá indicar claramente el objeto de la misma y si se trata de una consulta, queja o reclamo.

Una vez recibida la solicitud, la persona encargada de las solicitudes adelantará una verificación de la identidad del solicitante para lo cual podrá requerirse una copia del documento de identidad.

Si la persona no estuviera acreditada para adelantar la solicitud, FTC indicara que éste es el caso y otorgará una opción para demostrar el interés y la acreditación para adelantar la solicitud. En cualquier caso, FTC dará respuesta a su solicitud indicándole las razones para tramitar o no dicha solicitud.

Si se trata de consultas, FTC dará respuesta a su solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Si la consulta no puede ser atendida dentro de lo diez (10) hábiles siguientes a la fecha de su recepción, FTC contactará al solicitante para indicarle los motivos por los cuales no fue posible adelantar la solicitud y señalará la fecha para atender la consulta, y que en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si se trata de reclamos, se deberá incluir en la solicitud una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido con la solicitud (actualizar, corregir, suprimir o hacer cumplir nuestros deberes) y acompañar el correo con toda la documentación necesaria para hacer valer su reclamo. Si la documentación es insuficiente o incompleta, FTC hará una solicitud para que dentro de los cinco (05) días siguientes a su recepción se complete o corrija la información aportada. Si no presenta la documentación en un término de dos (02) meses desde la presentación del reclamo inicial se entiende que se ha desistido del reclamo. FTC dará respuesta a la solicitud de reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Vigencia

Esta Política empezará a regir desde el 26 de Julio de 2013. La vigencia de la Política se encuentra supeditada a las finalidades y propósitos relacionados en esta Política. En este sentido, la vigencia de la misma está sujeta y determinada por las finalidades y propósitos para el Tratamiento.

Anexo 1

FTC utilizará los siguientes mecanismos y tiempos para responder a toda consulta y reclamo que presenten los Titulares o legitimados para ejercer los derechos al habeas data.